Notulen van de algemene ledenvergadering van de Vereniging het Edelhert op 07-03-2015 in het Aardhuis te Apeldoorn
1 Welkomstwoord en opening.
De voorzitter J Linthorst heet en ieder van harte welkom op deze mooie maart dag
2 Ingekomen stukken
Een brief van de heer L Lagendijk. Geagendeerd onder punt 8
Een brief van mevr M Oudshoorn mbt een aanvankelijk door het bestuur onder voorwaarden gestelde aanvraag voor het lidmaatschap, geagendeerd onder punt 9.
3 Notulen voorgaande ALV.
Deze worden goedgekeurd.
4 Goedkeuring jaarverslag 2014
Het jaarverslag wordt goedgekeurd, met de ruimte later in de vergadering terug te kunnen komen op punt 8 dit staat apart geagendeerd
5 Toelichting financieel jaarverslag 2014 en begroting 2015
De waarnemend penningmeester, Paul Buitenhuis, licht toe dat de penningmeester zonder overdracht is opgestapt. Dat hij daardoor geen toegang had tot de financiële administratie van de vereniging. Daardoor had hij niet de mogelijkheid om de jaarstukken op te maken en heeft hij besloten, in overleg met het bestuur, dit door een extern accountantsbureau (Staring) te laten doen, Dit is gebeurd maar heeft de vereniging wel ruim € 1000,00 gekost.
Verder geeft hij een toelichting op de cijfers. Op een vraag uit de vergadering met betrekking tot de balanspost “overige schulden” antwoordt hij dat dit met name betrekking heeft op het tijdschrift, dit verschijnt in december en de factuur hiervoor is ontvangen in januari. Ook zijn de verzendkosten begin januari gefactureerd.
6 Bevindingen kascontrole Vaststellen financieel jaarverslag 2014 en begroting 2015
De kascommissie, bestaande uit de heren R. Goud en J. Eindhoven, heeft de administratie gecontroleerd en geen onregelmatigheden geconstateerd waarna door het bestuur decharge wordt verleend.
7 Benoeming leden kascontrole commissie
In de kascommissie wordt de Pauline vd Putten benoemd als nieuw lid. Zij
zal tezamen met de heer R. Goud de boeken controleren. Als reserve lid werd R. Schuitemaker benoemd.
Afscheid uit de kascommissie neemt de heer J.J. Eindhoven. De voorzitter dankt hem hartelijk voor zijn diensten in de afgelopen drie jaar.
8.Ingebracht agendapunt door verontruste leden: verbetering van de samenwerking en in de interne communicatie.
Namens een groep van verontruste leden (VL) voert de heer L Lagendijk het woord. Hij stelt dat de communicatie binnen de vereniging ernstig tekort schiet. Met leden uit werkgroepen maar ook met leden in het algemeen. Namens de VL lanceert hij “het zorgplan”. Het stuk wordt ter vergadering uitgedeeld. Hierin wordt voorgesteld:
Het instaleren van een jaarlijks te kiezen ledenraad die het bestuur controleert.
Huishoudelijk reglement moet worden geoptimaliseerd.
Een afgesloten deel voor de werkgroepen op de website
Het installeren van een werkgroep OVP.
Arbo wetgeving op orde brengen
Een enquête houden onder de leden om behoeften te pijlen
Vertrokken vrijwilligers worden door het bestuur teruggevraagd, en op de hoogte gebracht van het “zorgplan”
Linthorst antwoord dat hij hiervoor niets voelt omdat hij dit interpreteert als het onder curatele stellen van het bestuur.
Er wordt na enige discussie besloten tot het instellen van een commissie die een advies zal geven over deze materie.
In de commissie zullen zitting nemen de heren Aart Beelen, Rob schuitenmaker en Hennie Degen. Zij zullen partijen horen en voor eind juni verslag uitbrengen aan het bestuur
9 Aanvraag lidmaatschap Marjan Oudshoorn
De voorzitter licht toe dat het bestuur de aanvraag voor het lidmaatschap heeft geweigerd en onder voorwaarden heeft gesteld omdat mevr Oudshoorn de vereniging in grote moeilijkheden heeft gebracht en op kosten heeft gejaagd, Zij is als penningmeester zonder overdracht naar de interim penningmeester opgestapt en heeft de creditcard van de vereniging in de opslag gedeponeerd met de pincode daarbij. Hierdoor is de vereniging in financieel gevaar geweest bij een mogelijk inbraak in ons depot. Tegelijkertijd heeft zij haar lidmaatschap van de vereniging opgezegd. Nu heeft zij zich opnieuw aangemeld en dit is niet gehonoreerd door het bestuur.
Mevr Oudshoorn licht toe dat zij dacht dat zij alleen het penningmeesterschap acuut kon neerleggen als zij ook haar lidmaatschap opzegde.
De voorzitter merkt op dat zij dan toch tenminste een fatsoenlijke overdracht had kunnen doen met overhandiging van de creditcard. En blijft bij de weigering het lidmaatschap te accepteren.
De vergadering stelt voor op ook dit te laten bekijken door de commissie die bij agendapunt 9 is ingesteld
10 Geplande activiteiten komend/lopend jaar
Zie jaarverslag
11 Samenstelling bestuur
Linthorst licht toe dat hij aftredend is, maar dat niet bij in de agenda is opgenomen dat hij herkiesbaar is. Hij vraagt de vergadering of men ermee kan leven dat hij dat wel zo heeft bedoeld. De vergadering stemt toe. Linthorst word bij acclamatie benoemt voor een tweede periode.
De door het bestuur gekandideerde heren Ruud Halsema en Nick van Adrichem worden voorgedragen en eveneens door de vergadering bij acclamatie benoemd.
12 Rondvraag en sluiting
Er zijn geen zaken voor de rondvraag waarna de voorzitter een ieder dankt voor zijn inbreng. Hij sluit de vergadering en nodigt een ieder uit voor de lunch
