Notulen van de extra ledenvergadering 26-09-2015 Ugchels Belang 10.30 uur.
Onder de aanwezigen leden op deze extra algemene leden vergadering, bevinden zich geen leden die de problemen aan de orde hebben gesteld, naar aanleiding waarvan de commissie is ingesteld
Opening door de voorzitter Jozef Linthorst
VZ heet een ieder van harte welkom op deze extra vergadering die is belegd ter bespreking van het rapport over de interne communicatie dat is geschreven samengesteld naar aanleiding van de groep ‘verontruste leden’. Hij bedankt de leden die in de commissie zitting hadden voor de moeite. Dit verslag van de commissie is door het bestuur aan alle leden toegestuurd.
Er zijn geen ingekomen stukken ingediend n.a.v. dit verslag
Bespreking van het rapport van de commissie van goeden diensten.
In de commissie hebben zitting de heren Aart Beelen, Hennie Degen en Rob Schuitemaker. VZ vraagt de commissie een toelichting op het rapport te willen geven.
Aart Beelen licht namens de commissie het rapport toe.
De opdracht nav de vergadering van 07-03-2015 van het bestuur was twee ledig.
Er was een klacht van verontruste leden die het bestuur verweten een gebrek aan communicatie met de leden. De commissie heeft met betrekking hiertoe meerdere betrokkenen gesproken om een goed beeld te krijgen over de situatie. De commissie stelt dat een deel van de problemen in de hand werd gewerkt door de moderne communicatie middelen waarbij snel een mailstorm kan ontstaan waarbij veel frustratie kan ontstaat.
Uitgang van de commissie was geen mensen te beschadigen maar aanbevelingen te formuleren. Een van de aanbevelingen was om het rapport aan alle leden ter hand gesteld door het mee te sturen met het blad. Een tweede aanbeveling was om een extra ledenvergadering bij elkaar te roepen
Ten tweede werd de commissie gevraag naar een geschil te kijken tussen het bestuur en mevr M. Oudshoorn, oud penning meester, die haar functie plotseling had neergelegd, haar lidmaatschap had opgezegd en nu weer lid wilde worden hetgeen door het bestuur in eerste instantie was geweigerd waarna mevr Oudshoorn op de vergadering van 07-03-2015 gebruik heeft gemaakt van de statutaire mogelijkheid het woord te voeren in de ALV, om haar aanvraag toe te lichten.
De commissie is tot de conclusie gekomen dat zij daar geen uitspraak over kon doe maar dat dit zuiver een verantwoordelijkheid is van het bestuur. Uit de zaal komt de vraag hoe deze kwestie uiteindelijk is geregeld. VZ licht toe dat mevr Oudshoorn een brief heeft gekregen van het bestuur dat haar het lidmaatschap is geweigerd.
Er zijn verder, n.a.v. het rapport geen vragen vanuit de ledenvergadering
Hierna noemt VZ de aanbevelingen die de commissie heeft gedaan en in welk stadium deze verkeren.
Aantal bestuurs leden op orde brengen. Er zijn twee geïnteresseerde in een bestuursfunctie. Er is geacht met de effectuering van dit advies omdat het bestuur eerst deze vergadering wilde afwachten. VZ stelt dat als het bestuur het vertrouwen krijgt van de vergadering hiermee verder aan de slag zal worden gegaan,
Bevorderen van de communicatie met de leden. Voor een vlotte communicatie lijkt he blad niet helemaal geschikt omdat de frequentie van verschijnen te laag is. Daarvoor is een “knop” op de website geïnstalleerd, onder “Verenigingsnieuws” zal verder worden gecommuniceerd.
Protocollen voor werkgroepen en vrijwilligers zullen worden gemaakt als het bestuur weer op volle sterkte is.
Actualiseren van het huishoudelijk reglement. Dit ligt klaar voor de eerstkomende algemene leden vergadering.
De redactie commissie is reeds uitgebreid en er is een protocol gemaakt van hoe binnen gekomen copy wordt behandeld en beantwoord.
Om het contact meet de werkgroepen te verbeteren is het bestuurslid Ruud Halsema als coördinator benoemd tussen de werkgroepen , vrijwilligers en bestuur. Teven kunnen kernleden bij het bestuur terecht tijdens de maandelijkse bestuurs vergaderingen.
Wim van Nimwegen wijst er op dat het blad en website van hoge kwaliteit moeten zijn. Hij mist daarin de verhalen en foto’s van leden. Jan Paulides en Janoh de Groot reageren hierop, Er komt nauwelijks copy binnen van leden. De redactie zit altijd verlegen om copy. Wel moet er gewaakt worden voor de kwaliteit maar daarover kan altijd met de schrijver worden gecommuniceerd. Verder stelt Jan dat foto’s van goede kwaliteit bijna altijd geplaatst worden. Hieraan is grote behoefte bij de redactie. Dit was onder andere een van de redenen dat de foto wedstrijd is georganiseerd
Paulien van Putten merkt nog op dat het blad een visite kaartje is naar buiten moet zijn.
Wim van Nijmegen merkt op dat er veel taalfouten in de door derden aangeleverde stukken die op de website staan zitten. Hij heeft hierover meermalen aandacht gevraagd. Hierover wordt enige tijd van gedachte gewisseld. Het lijkt ook wel voor de hand te liggen dat de schrijver zelf verantwoordelijk is voor het stuk. Wel worden veel fouten door de redactie gezien en verbeterd. Het zou goed zijn als degen die copy inlevert dat voor het insturen door een ander liet lezen zodat niet alles neerkomt op de redactie die dit ook maar als vrijwilliger doen.
Hierna vraagt de voorzitter of de ledenvergadering achter het bestuur staat, een streep gezet kan worden onder het verleden en door kunnen naar de toekomst. Dit wordt bevestigd en beantwoord met applaus.
Rondvraag.
Hiervan wordt geen gebruik gemaakt
De vergadering wordt om 11.30 uur gesloten.
Hierna lunch en middag programma
